Một vài khó khăn gì buộc những nhà tổ chức sự kiện nên xử lý kịp thời?

Không phải sự kiện nào khi tổ chức cũng diễn ra tốt lành, không gặp bất cứ rắc rối nào. Ngay từ khi lên kế hoạch hay công đoạn chuẩn bị đã có những rắc rối xảy ra, nếu như không giải quyết kịp thời, nhanh chóng thì những rắc rối này dễ kéo theo những sai sót khác và gây hậu quả khó lường cho sự kiện của bạn.

Vậy những rắc rối này thường có những phương án giải quyết thế nào? Dưới đây là 1 trong những số chia sẻ về rắc rối thường gặp và cách giải quyết, bạn có thể đọc và tham khảo.

Tham khảo cong ty du lich uy tín, chất lượng tại đây

1. Thay đổi địa điểm

Thay đổi địa điểm trong các event là rắc rối thường gặp nhất, việc này có ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị khác như: kiến thiết, nhân sự, thiết kế, mua sắm vật dụng. Bởi vì nếu không khẳng định chính xác được địa điểm tổ chức sự kiện thì sẽ không thể thực hiện công tác đo đạc để xây dựng. Một rắc rối lớn nữa nhé là sau khi đặt chỗ, khảo sát giá, thuê mướn đồ…tất cả đã hoàn tất bạn lại phải thông báo lại tất cả về việc thay đổi địa điểm. Như vậy sẽ mất rất nhiều thời điểm, công sức, lẫn chi phí. Vì vậy, khi làm việc với khách hàng bạn nên hiểu rõ vấn đề về địa điểm.

2. Thay đổi thời điểm

Việc thay đổi thời gian cũng là 1 trong những rắc rối lớn thường gặp, nếu như thay đổi thời gian mà diễn ra sớm hơn dự kiến thì mọi chuyện có thể giải quyết một cách dễ dàng, ổn thỏa. Tuy nhiên, nếu như thay đổi thời khắc sát thời điểm diễn ra sự kiện hoặc thay đổi liên tục thì sẽ rất khó giải quyết.

Mọi sự thay đổi đều dẫn tới những thiệt hại nghiêm trọng cho cả 2 bên. Vì vậy, nên thông báo với khách hàng về những rắc rối như trên hoặc ký hợp đồng rõ ràng để khách hàng thực hiện nghiêm túc, theo nguyên tắc không để xảy ra những trường hợp như trên đây.

3. Làm việc với nhiều đầu mối

Đối với những khách hàng mà từ lúc bước đầu chương trình đến lúc kết thúc bạn phải làm việc với nhiều người, phụ trách nhiều hạng mục thì bạn nên hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót trong các công việc. Bạn phải cố gắng làm việc một cách rõ ràng, theo nguyên tắc với người chịu trách nhiệm chính để đi đến ra quyết định cuối cùng và để có một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc

Nếu như khách hàng Chậm trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước sau khi bảng dự toán và kế hoạch đã được duyệt qua. Việc này sẽ khiến bạn bị chậm trễ các quy trình tiến độ với các nhà cung cấp và dẫn đến chậm rì rì mọi công việc đã đưa ra. Phương án bạn nên sử dụng bây giờ là nhờ sự can thiệp của những người có trọng trách cao hơn giải quyết.

5. Chậm trễ trong thanh toán giao dịch

Chậm trễ trong thanh toán cũng là 1 những sự việc quan trọng, khi event thực hiện xong mà khách hàng lấy lý do không chịu giao dịch. Nếu gặp trường này bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán đòi các khoản nợ này. Bởi vì kế toán họ có những bí quyết riêng và quen với những việc này, họ sẽ giúp bạn giải quyết nhanh vấn đề này hơn.

6. Khách hàng tham gia không ít vào chương trình

Có những khách hàng kĩ tính họ sẽ tham gia vào nhiều quy trình tiến độ trong event, điều đó sẽ khiến bạn rối công tác tổ chức. Trong trường hợp này, bạn nên giải thích rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event.

Trên đây là 1 số chia sẻ về những rắc rối thường gặp khi tổ chức sự kiện và 1 số phương án. Mong rằng sẽ giúp ích được cho bạn trong quy trình tiến độ tổ chức sự kiện, để đem về một hiệu quả thành công may mắn tốt lành.

Trả lời